E-Rechnungspflicht 2025

Sind Sie bereit für die E-Rechnung oder droht das Chaos? Wie Sie mit Leichtigkeit die Umstellung vorbereiten
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Die Digitalisierung ist ein essenzieller Treiber moderner Geschäftspraktiken – und mit neuen gesetzlichen Regelungen kommen nun auch in Deutschland neue Chancen, aber auch neue Herausforderungen diesbzgl. auf Unternehmen zu. Das Wachstumschancengesetz, das am 22. März 2024 vom Bundesrat beschlossen wurde, sieht eine verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für den B2B-Bereich vor. SAP bietet mit seiner Lösung „Document and Reporting Compliance“ ein leistungsstarkes Tool an, um Unternehmen dabei zu unterstützen, diese Anforderungen der E-Rechnungspflicht ab 2025 effizient umzusetzen und gesetzeskonform zu arbeiten. 

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für mein Unternehmen?

Die E-Rechnungspflicht bedeutet, dass Ihr Unternehmen bestimmte Rechnungen elektronisch in einem strukturierten Format (wie z. B. XML) erstellen, versenden und empfangen muss. Diese Vorschrift zielt darauf ab, die Effizienz im Rechnungswesen zu steigern, Fehler zu reduzieren und den Steuerbetrug zu bekämpfen. Eine elektronische Rechnung (§14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F.) ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt sowie empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931).  

Wann kommt die E-Rechnungspflicht? 

Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt ab dem 01. Januar 2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen (§27 Abs. 38 UStG n. F. (gem. Vermittlungsergebnis v. 21.2.2024, zuvor Abs. 39) für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen. Mit der stufenweisen Einführung setzt Deutschland einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung der Wirtschaft. Die Fristen für die Umsetzung sind: 

• Ab Januar 2025: Lieferanten können weiterhin Rechnungen in Papierform oder als PDF ausstellen. Käufer müssen jedoch in der Lage sein, elektronische Rechnungen im Format EN 16931 zu empfangen. 

• Ab Januar 2027: Lieferanten mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Andere Formate wie Papier oder PDF sind dann für diese Unternehmen nicht mehr zulässig. 

• Ab Januar 2028: Alle B2B-Rechnungen müssen elektronisch erstellt, empfangen und verarbeitet werden. Andere Formate sind nicht mehr zulässig. 

Diese Fristen verdeutlichen die Dringlichkeit, mit der sich Unternehmen aktiv auf die neuen Anforderungen der E-Rechnungspflicht ab 2025 in Deutschland vorbereiten müssen. 

Was ist SAP Document and Reporting Compliance (DRC)? 

SAP DRC ist eine umfassende Plattform, die Ihrem Unternehmen die Erstellung, Verwaltung und Übermittlung von elektronischen Dokumenten erleichtert. Sie wurde speziell entwickelt, um Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Standardisierung ihrer Prozesse zu unterstützen. Dabei handelt es sich nicht nur um eine technische Plattform, sondern um ein Werkzeug, das die Transformation hin zu einem digitalisierten Rechnungsprozess ermöglicht. So bietet Sie Ihnen: 

• Gesetzeskonformität: Belegaustausch im XRechnung-Format (B2B und B2G) 

• Integrationsmöglichkeiten: Als Teil des SAP-Systems fügt sich DRC nahtlos in Ihre bestehende (On-Premise- / Cloud-) IT-Landschaften ein (ECC / S/4HANA) 

• Vollständige Prozessintegration: Prozesse wie die Rechnungsstellung und -übermittlung werden automatisiert, was Fehler reduziert und Zeit spart. 

• Anpassungsfähigkeit: Die Plattform kann flexibel auf sich ändernde gesetzliche Anforderungen reagieren. 

• Zentrale Belegüberwachung: Alle elektronischen Dokumente werden übersichtlich in einem zentralen System gespeichert und verwaltet. 

Wie profitiert Ihr Unternehmen davon? 

Die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung mit SAP DRC birgt eine Vielzahl von Vorteilen für Ihr Unternehmen: 

• Rechtssicherheit: Ihr Unternehmen erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und minimiert das Risiko von Sanktionen. 

• Kosteneinsparungen: Elektronische Prozesse sind in der Regel effizienter und kostengünstiger als papierbasierte Systeme. 

• Nachhaltigkeit: Durch den Verzicht auf Papier trägt Ihr Unternehmen zu einer umweltfreundlicheren Arbeitsweise bei. 

• Verbesserte Datenqualität: Automatisierte Prozesse reduzieren Fehler und sorgen für eine bessere Datenintegrität. 

Wie funktioniert SAP DRC? 

SAP DRC nutzt das Peppol-Netzwerk, um E-Rechnungen zu senden und zu empfangen. Zudem können Rechnungen im Format CII eingebettet in einer PDF/A-3-Datei per E-Mail versendet und ab dem 01. Dezember 2024 bereits empfangen werden.  

Peppol ist ein etabliertes Netzwerk, das durch die Vergabe einer Peppol-ID eine sichere und standardisierte Übertragung garantiert. Unternehmen im Peppol-Netzwerk können Sie einfach über das Peppol Directory finden – sprechen Sie Ihre Partner direkt an!  

Die Implementierung der Lösung dauert nur sechs bis acht Wochen. Die Kosten setzen sich aus flexiblen Lizenzgebühren (z. B. 10.000 Dokumente für 698 € pro Monat) und einem geringen Dienstleistungsaufwand von ca. 5 Personentagen zusammen. Für die Integration in Ihr SAP ERP-System benötigen Sie einen Cloud Connector und kompatible Systemversionen (SAP_APPL ab 605 SP13, SAP_BASIS ab 731 SP06). Mit dieser Lösung sind Sie bestens gerüstet für digitale Compliance! 

Wir unterstützen Sie auf Ihrem Weg! 

Um die gesetzlichen Fristen einzuhalten, unterstützen wir Sie bei der Implementierung von SAP DRC – wichtige Schritte, die dabei helfen, sind: 

• Analyse der aktuellen Prozesse: Welche Systeme und Abläufe müssen angepasst werden? 

• Technische Integration: Implementierung von SAP DRC in Ihre bestehende IT-Landschaft. 

• Schulungen: Ihre Mitarbeiter sollten umfassend geschult werden, um die neuen Prozesse effizient nutzen zu können. 

• Testphasen: Vor der finalen Umstellung sollten Testphasen eingeplant werden, um sicherzustellen, dass alle Systeme reibungslos funktionieren. 

In dieser Webinar Aufzeichnung zeigen wir mehr Details zu der Lösung.

Keine Zeit für’s Schauen? Kein Problem: in diesem Onepager haben wir alle wichtigsten Informationen zu der Lösung und Einführung zusammengefasst.